ERP

職務の分離とは：ERPで一人に支払まで通させない権限の分け方

2026/11/1 （更新: 2026/11/3） シリーズ「ERP 入門」 第8回 / 全9回

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ERP で職務の分離が欠かせない理由：一つのデータベースを全部門が使う

部門ごとに別のシステムを使えば、利用者もシステムごとに分かれ、紙の伝票を次の部門へ回す手渡しが、確かめる場にもなる。ERP は一つのデータベースを全部門で使うので、一つの役割に、購買から支払までの操作をまとめて渡せてしまう。

米国の政府会計検査院（GAO、Government Accountability Office）は、情報システムの監査の手引き（2009 年版）を出している。手引きは、ERP は共通のデータベースや共通の権限の管理で強く結びついており、組織の広い範囲の利用者が使うので、最小の権限（仕事に要る分だけの権限）と職務の分離がより必要になるとしている¹。ERP には紙による監査の証跡がほとんど残らないので、電子の記録の管理が大事になるともしている¹。監査の手続きの例として、本来分けるべき取引の組み合わせを一人の利用者が行っていないかを確かめることを挙げている¹。米国の公開会社会計監督委員会（PCAOB、Public Company Accounting Oversight Board）の監査基準も、複数の利用者が共通のデータベースを使う場合の不正な変更や、マスタのファイルの不正な変更を、IT から生じるリスクの例に挙げている²。

実際の監査でも、この形が見つかっている。GAO は 2001 年、米国の教育省の財務システム（勘定科目ごとの帳簿である総勘定元帳、支払、購買をまとめたもの。GAO は ERP とは呼んでいない）で、14 人の利用者が、補助金の受け手を作り、補助金の額を承認し、銀行の口座を変え、支払を求めることまでできる権限を持っていたと報告した³。一部の重要なデータの変更は確かめていたが、その確認を独立した人が行っていなかった³。GAO が報告したのは、そうできる状態だったことで、不正が起きたことではない。

職務の分離とは：承認・記録・資産の管理を別の人に

金融庁の企業会計審議会が定めた、財務報告に係る内部統制の実施基準は、不正や誤りが起きるリスクを減らすために、担当者の権限と職責をはっきりさせ、職務を複数の人に分けることが大事だとしている⁴。たとえば、取引の承認、取引の記録、資産の管理を別の人に担当させれば、担当者の間で互いの仕事を点検し合える⁴。実施基準はこれを職務の分掌と呼び、職務分掌とも書く⁴。英語では segregation of duties といい、SoD と略す。GAO の内部統制の基準も、取引の承認、処理と記録、確認、資産の取り扱いを分け、一人が取引の大事な部分をすべて握らないようにするとしている⁵。

職務の分離は、社員を疑うためだけの仕組みではない。不正だけでなく、誤りを防ぐためでもある。一人の確認では見落とす誤りも、次の手順の担当が気づける。実施基準は、仕事を一人に任せきりにすると、その人がいないときに組織として続けられなくなる問題も、職務を分けることで避けられるとしている⁴。

ERP で職務を分ける仕組み：役割ごとに許す操作を決める

ERP では、操作の権限を人に直接渡さず、役割にまとめて渡す。Dynamics 365（Microsoft の ERP）では、利用者には役割だけを割り当てる。役割は、業務の流れの一部を表すまとまり（Dynamics 365 では duty と呼ぶ）を集めたもので、duty は、支払の取消のような個々の操作の権限を集めたものである⁶。SAP（ドイツの SAP 社の ERP）でも、業務の対象や処理は権限の項目で守られており、利用者はそれに合う権限を持たなければ使えず、権限は役割に結びつけてまとめる⁷。ERPNext（オープンソースの ERP）では、伝票を作る権限と、確定する権限、取り消す権限を、役割ごとに分けて決められる⁸。

役割の組み合わせそのものを止める仕組みもある。Dynamics 365 では、同じ人に持たせない職務の組を規則として決められ、その例として、品物の受け取りの確認と、仕入先への支払を同じ人にさせない場合を挙げている⁹。規則に反する役割を利用者に割り当てようとするとエラーが表示され、それでも認めるときは理由を入れる必要がある¹⁰。ただし、Active Directory のグループを通して役割を割り当てた利用者には、この検査はまだ働かない¹⁰。米国陸軍は 2017 年の記事で、SAP を使った財務の ERP で、同じ取引の起票（伝票を作ること）と承認の役割を一人に持たせず、発注の担当と請求書の担当のような組み合わせを、権限を渡す前に洗い出して解消しているとした¹¹。洗い出しには、SAP の GRC（Governance, Risk and Compliance）という道具を使う¹¹。解消できない組み合わせは、陸軍本部の認可機関から免除を受けて残す道もあるが、免除はまれで、例外的な場合に限られる¹¹。

マスタの変更にも二人目を入れる

取引の手順を人ごとに分けても、マスタが書き換えられれば抜け道ができる。仕入先の振込先を差し替えれば、取引には手を付けずに、お金の行き先だけが変わる。

SAP には、仕入先や得意先のマスタの大事な項目の変更に二人目の確認を求める機能があり、変えた本人は自分の変更を確かめられない¹²。大事な項目が変わると、その仕入先は、別の権限者が確かめるまで支払の処理から外される¹²。Dynamics 365 でも、仕入先の新しい銀行の口座は、承認者が認めるまで使えない¹³。

証跡：誰がいつ何を変えたかを残す

権限を分けても、すべては防げない。金融庁の実施基準は、電子の記録に変更の跡が残りにくいと、内部統制が無効にされても、それに気づくのが遅れることがあるとしている⁴。そこで ERP は、変更の記録（証跡、変更履歴）を残す。SAP では、仕入先マスタの変更を記録し、項目ごとに、変えた時刻、利用者の名前、変える前と後の値を残す¹⁴。Odoo（オープンソース版もある ERP）の会計の監査の記録（Audit Trail）は、設定で有効にすると、会計に関わる項目の変更について、日時、利用者、変更の種類、前の値と新しい値を記録する¹⁵。一度有効にした設定は、無効に戻せない¹⁵。

記録には負担もある。Dynamics 365 のデータベースの記録は、記録する表や項目を選んで設定する仕組みで、多くを記録するほど資源を使い、管理も複雑になる¹⁶。記録は、残すだけでは役に立たず、誰がどう見るかも問われる。教育省の財務システムでは、データの変更の確認を独立した人が行っておらず、頻繁でもなく、強い権限を持つ 14 人に的を絞ってもいなかった³。

確定した伝票は書き換えず、取り消して直す

確定した伝票を直接書き換えられると、別に変更の記録を残していない限り、元の記録と、誰がどう変えたかが分からなくなる。そこで、確定した伝票は書き換えずに、取り消して直す作りにする製品が多い。ERPNext の基になる枠組みの Frappe では、確定した伝票の項目は変えられず、取り消した伝票は、それを複製した新しい伝票を作り直す形でだけ直せ、新しい伝票には元の伝票への参照が記録される¹⁷。SAP では、取り消した伝票の見出しに取り消しの理由が記録される。ただし、請求書の照合や請求の機能から取り消した場合は、この記録を見られない¹⁸。Odoo の説明は、確定した請求書を取り消したり直したりする法的に正しい方法を、取り消しや直しの請求書（クレジットノートやデビットノート）を出すことだけとしている¹⁹。これらの請求書は、元の会計の記録（仕訳）の借方と貸方を入れ替えた仕訳を作る¹⁹。元の伝票は消えずに残り、取り消しや作り直した伝票とつながるので、後から何が起きたかを追える。

法律が求めるもの：J-SOX と SOX 法、IT の統制の評価

会社がここまで権限を分けるのは、上場している会社などでは、経営者がこれを評価し、監査を受けるからである。日本では金融商品取引法が、上場会社などに、経営者が財務報告の内部統制を評価した内部統制報告書を出させ²⁰、それを公認会計士や監査法人に監査させる（新しく上場した規模の小さい会社は、一定の期間、この監査を免除される）²¹。この制度は 2008 年 4 月 1 日以後に始まる事業年度から適用された⁴。この制度は、日本版 SOX 法（J-SOX）と呼ばれる。米国では、2002 年の SOX 法（Sarbanes-Oxley 法）の 404 条が、経営者の内部統制の評価と、監査人によるその評価の確認を求めている。ただし、株式の時価総額が小さい会社や、上場して間もない新興成長企業には、監査人の確認を除く定めがある²²。

実施基準は、IT の統制を、IT全般統制（システムの開発や運用、アクセスの管理など、業務処理統制が働く土台を保つ統制）と業務処理統制（承認された取引が正しく処理され記録されるよう、業務のシステムに組み込んだ統制）に分ける⁴。業務処理統制の例には、マスタの維持管理や、システムの利用の認証と操作の範囲を限ることなどのアクセス管理が挙がっている⁴。ERP の役割と権限、マスタの変更の承認、変更の記録は、この評価の対象になる。

職務の分離の限界：共謀、管理者、人の少ない会社

職務の分離でも防げないものがある。実施基準は、内部統制は判断の誤り、不注意、複数の担当者の共謀で働かなくなることがあるとしている⁴。経営者が不当な目的のために内部統制を無視したり無効にしたりすることも、限界に挙げている⁴。GAO の内部統制の基準も、二人以上が手を組めば、職務の分離では不正を完全には防げないとしている⁵。システムの管理者も問題になる。GAO の手引きは、ERP では権限の管理が一か所に集まり、管理者に強い権限が渡るので、管理者の権限の管理が大事だとしている¹。教育省の財務システムでも、主なコンピュータの日々の運用を担う管理者が、開発したプログラムを本番へ移す作業も担っていた³。人の少ない会社では、経理の人数が少なく職務を分けにくいことがあり、その場合は別の統制で補う²³⁵。

職務の分離は、取引の承認、記録、資産の管理を別の人に担わせる内部統制の基本である。全部門が一つのデータベースを使う ERP では、権限を広く渡すと一人で仕入先の登録から支払までを通せてしまうので、とくに欠かせない。ERP は、役割ごとに許す操作を決め、両立しない役割を一人に持たせず、大事なマスタの変更には二人目の承認を求める。防げなかったものは、変更の記録と、書き換えずに取り消す伝票で後から追える。それでも、共謀と管理者の権限までは防ぎきれない。

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