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購買管理とは：発注・検収・請求書の照合・支払の流れと要点

2026/10/28 （更新: 2026/11/3） シリーズ「ERP 入門」 第3回 / 全9回

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購買依頼と発注：約束を記録する

購買依頼は、社内の部門が必要な物を申し出る伝票である。ERPNext では、購買依頼は仕入先に値段を聞いたり注文したりする前の社内の要求を記録するもので、在庫と会計には何の記録も作らない²。発注の伝票を購買依頼から作ると、購買依頼の状態が、未発注から一部発注済み、発注済みへと移る²。値段を比べる必要があれば、購買依頼から見積の依頼（RFQ、Request for Quotation）を作って仕入先に値段を聞き、仕入先と条件がすでに決まっていれば、そのまま発注を作る²。

発注の伝票は、仕入先との約束の記録である。ERPNext では、発注を確定しても、在庫は増えず、総勘定元帳（取引を勘定ごとに集めた帳簿）にも記録されない³。発注の状態は、入荷と請求の進み具合で移る。状態には「入荷も請求もまだ」「入荷だけがまだ」「請求だけがまだ」「済んだ」がある³。

ただし、発注が「済んだ」になっても、仕入先に払ったとは限らない。ERPNext では、発注の完了は入荷と請求の完了を示すもので、支払の完了は示さない³。支払が済んだかは、請求書の伝票のまだ払っていない額と、仕入先ごとの買掛金の一覧で確かめる³。

ERPNext では、購買の設定で、入荷や請求書の前に発注を必ず作らせること、購買の流れの中で同じ単価を守らせること、購買依頼の数を超える発注を、決めた割合までに抑えることを決められる³。同じ単価を守らせる設定では、後の伝票の単価を元の発注や入荷の単価と比べ、違えば設定に応じて伝票を保存させないか、警告を出して通す⁴。ERPNext の文書は、発注の単価が取り決めた値なら止める設定を、請求書の単価の違いがよくあって後で見直すなら警告の設定を勧めている⁴。

入荷と検収：受け取った物を記録する

入荷の伝票は、実際に届いた数と、受け入れた物と断った物を置いた倉庫を記録する⁵。ERPNext では、入荷の伝票を確定すると在庫が増え、つながった発注の受け取った数が更新されるが、仕入先への買掛金はまだ作られない⁵。買掛金を作るのは、請求書の伝票である⁵。

届いた物の一部が壊れていれば、受け入れた分と断った分を分けて記録できる。たとえば、200 個のうち 195 個を受け入れ、壊れた 5 個を返品用の倉庫に置く、という記録である⁵。発注した数より多く受け取る量が、設定で決めた割合を超えると、ERPNext は止める⁵。

入荷の日と、仕入先の請求書が届く日は、たいてい違う。ERPNext は、在庫を金額でも続けて記録する設定（perpetual inventory）⁵では、その間の支払う義務を「入荷したが請求されていない」仮の勘定（Stock Received But Not Billed）で記録する⁶。製品を 1 個 520 ドルで 5 個、合計 2,600 ドル仕入れたとき、ERPNext の記録は次のように動く⁶。

入荷と請求書の二つの伝票を合わせると、在庫が増えて買掛金が残り、仮の勘定は 0 に戻る⁶。入荷と請求書が合っていない分は、残高として残る⁶。残高が残っていれば、まだ請求書の来ていない入荷、正しい入荷を指していない請求書、数や単価の違い、返品などを調べることになる⁶。仮の勘定の残高そのものが、入荷と請求のずれを知らせる。

請求書の照合：三点照合

請求書の伝票は、仕入先の請求を受けて、買掛金と、費用や資産と、税を記録する¹。ERPNext では、請求書の伝票は、発注や入荷の伝票から引き継いでも、前の伝票なしで直接でも作れる¹。入荷の伝票から作ると、受け取った数と入荷の参照が請求書に写される。ERPNext の開発元の Frappe は、入荷の受け付けと請求書の確認を別の人が受け持つときは、入荷の伝票から作るやり方を勧めている¹。発注とつながらない請求書は、買掛金は作るが、発注の請求済みの割合を更新しない¹。

代金を払う前に、発注、入荷、請求書の三つを突き合わせることを、三点照合（three-way match）という。米国のロックフェラー大学は、自らの支払の決まりで、受入部門を通る物品については、受け取った記録、発注の記録、仕入先の請求書の三つが一致することを、支払の前提にしている⁷。受け取った記録の無いサービスや修理などは、発注と請求書の二つを突き合わせる二点照合で確かめる⁷。

三点照合の作りは、製品によって違う。Odoo の三点照合は、発注した物の一部または全部が届いてから請求書が払われるようにする機能である⁸。三点照合を有効にすると、仕入先の請求書に「支払うべきか（Should Be Paid）」の欄が加わり、値は「はい」「いいえ」「例外」の三つである⁸。請求書を作った時点では「はい」になり、支払を登録すると「いいえ」に変わる。値は人が手で変えることもできる⁸。発注した物の一部しか届いていなければ、請求書の下書きには届いた分だけが入る⁸。下書きの内容を変えると欄は「例外」になるが、Odoo は変更を止めず、エラーの表示も出さない⁸。請求書を直す正当な理由もありうるからである⁸。

ERPNext の手順では、請求書の伝票を下書きで保存し、届いた請求書と見比べてから確定する¹。前に述べた単価の設定もここで働く⁴。購買の設定で入荷を必須にすると、入荷の伝票とつながらない請求書は作れなくなり、ERPNext の文書はこれを三点照合に使う設定として挙げている⁴。確定した後の請求書には保留の印を付けられ、保留を解くまで支払の対象に選ばれない¹。

どちらの製品でも、合わない理由を確かめるのは人である。仕入先に問い合わせて、どちらが正しいかを確かめる。ERPNext の請求書の伝票には仕入先の請求書の番号を入れる欄があり、同じ請求書を二度記録することを防ぎ、監査の照合を助ける¹。

請求書は、税の面でも確かめる必要がある。消費税を納める会社は、売上で受け取った消費税から、仕入れで払った消費税を差し引いて納める。これを仕入税額控除という⁹。2023 年 10 月から始まったインボイス制度のもとでは、この控除を受けるには、決まった事項を書いた請求書など（インボイス）の保存が原則として必要になる⁹。仕入先の請求書が決まった事項を満たすかも、照合の一部になる。

支払：期日を守る

支払の伝票は、すでに記録した買掛金を払ったことを記録し、請求書のまだ払っていない額を減らす¹⁰。先払いのように、どの請求書にも当たらない支払は、いったんそのまま記録し、後で請求書と結びつけられる¹⁰。

いつ払うかは、会社の決まりだけでは決まらない。発注する会社が、仕様や内容を指定して、ほかの会社に物の製造や修理などを頼み、両者の資本金や従業員の数が、取引の種類ごとに決まった区分に当てはまるとき、その取引には取適法（中小受託取引適正化法）がかかる¹¹。取適法は、下請法（下請代金支払遅延等防止法）が改正され、2026 年 1 月 1 日の施行で名前を改めた法律である¹²。この改正で、従業員の数の基準や、手形で払うことの禁止も加わった¹¹。

取適法の対象で物の製造や修理を頼む取引では、支払の期日は、物を受け取った日から数えて 60 日以内の、できるだけ短い期間に決めなければならない¹¹。サービスを頼む取引では、サービスを受けた日から数える¹¹。そのため、検査が終わった日などを基準に支払期日を決める仕組みなら、納品から検査までの日数を見込んで支払の仕組みを作る必要があると、公正取引委員会の運用基準（法律の解釈を示した文書）は求めている¹¹。

月ごとの締めを使う会社は、とくに注意が要る。運用基準は、支払の遅れに当たる例として、次のような場合を挙げている¹¹。

表の一行目の決まりでは、月の初めに届いた物は、翌々月 10 日まで 70 日ほど払われないことになる。

運用基準は、代金を手形で払うことも支払の遅れに当たる例に挙げている¹¹。期日は、検収を終えた日や請求書が届いた日から数えるのではない。仕入先の請求書の提出が遅れたことや社内の伝票の処理が遅れたことを理由に、受け取った日から 60 日を超えて払った場合も、違反の事例に挙がっている¹¹。ERPNext では、請求書の伝票の支払期日を、支払の条件から自動で計算できる¹。取適法の対象の取引では、その期日が物を受け取った日から 60 日以内に収まっているかを確かめる必要がある。

売る側と買う側：同じ形の伝票

売る側と買う側の伝票は、約束・物の動き・請求・代金の受け渡しの順に並ぶ点で、同じ形をしている¹⁰。

購買管理では、発注の伝票が約束を、入荷の伝票が受け取った物を、請求書の伝票が仕入先の請求を、支払の伝票が代金の支払を記録する。三点照合で発注・入荷・請求書が合っていることを確かめてから払い、入荷と請求の間のずれは仮の勘定の残高に現れる。取適法の対象で物の製造や修理を頼む取引では、支払期日は物を受け取った日から数えて 60 日以内に決める。

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