ERP

販売管理とは：受注から入金までの業務フローと伝票の仕組み

2026/10/27 （更新: 2026/11/3） シリーズ「ERP 入門」 第2回 / 全9回

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受注：約束を記録し、与信と価格を確かめる

受注伝票は、客と交わした約束の記録である。ERPNext の公式の文書（以下、文書）は、受注伝票を通常どおり確定しただけでは、在庫は動かず、請求も記録されないと説明している³。在庫と会計への影響は、受注伝票から作る出荷伝票と請求書で起きる³。下書きは自由に直せ、確定すると、出荷や請求の伝票を作れるようになる³。

受注の時点では、二つのことを確かめる。一つは、その客に後払いでどこまで売ってよいかである。この枠を与信、または与信の限度額という。ERPNext では、限度額を取引先ごとにも、取引先の分類ごとにも、自社全体にも決められる。いくつも決めてあれば、取引先ごとの値が最も優先される⁵。既定では、まだ受け取っていない代金に加えて、まだ済んでいない受注の額も枠を使う⁵。限度額を超えると、受注伝票と請求書の確定が止まり、例外を認める役割を与えられた人だけが確定できる⁵。取引先ごとに、受注では確かめず、請求書の確定のときだけ確かめる設定もある⁵。入金や返品を記録すると、使っている額が減り、使える枠が戻る⁵。

文書は、支払の条件と与信の限度額を区別している。支払の条件はいつ払ってもらうかを決め、限度額は後払いで売る額の上限を決める⁵。

もう一つは値段である。ERPNext では、品目ごとの基本の値段を価格表に登録し、売る値段と買う値段は別々に持つ⁶。取引先に価格表を結びつけておけば、受注伝票を作るときに自動で選ばれる⁶。数量や期間、取引先などの条件で値引きや別の値段を適用したいときは、価格の決まり（Pricing Rule）を使う⁷。文書は、価格の決まりは繰り返し起きる例外のために使い、一回だけの値引きは伝票に直接入れるよう勧めている⁷。

決まった値段は、伝票の明細に写される。文書によれば、請求書の各行には、実際に請求する値段と、価格表から取り込んだ基準の値段の両方が入る²。いくらで売る約束をしたかは、伝票そのものに記録されている。

出荷：モノの動きを記録する

出荷伝票は、倉庫から品物を出したという記録である。ERPNext では、確定した受注伝票から作るのが普通で、出荷伝票の写しは、品物を運ぶ業者に持たせるのが普通だとされている⁸。出荷伝票を確定すると、品目ごとに在庫の記録が作られて在庫が減り、受注伝票の残りの数量が更新される⁸。

一つの受注は、何回かに分けて出荷できる⁸。文書は、分けて出荷したことを記録するために、受注伝票の数量を変えてはいけないと書いている⁴。受注伝票は客が約束した量を示し続け、出荷伝票が今回出した量を記録する⁴。ERPNext は、受注伝票の各行につながった確定済みの伝票から、残りの量を計算する⁴。

客が残りを要らないと言ったときは、元の約束を記録に残したいなら受注を閉じ、合意した注文そのものが変わったなら受注の合計の数量を減らす⁴。閉じても、すでに確定した出荷伝票や請求書は取り消されない⁴。受注の取引そのものを打ち消すときは、閉じるのではなく取り消す。ただし、取り消せるのは、つながった伝票の状態がそれを許すときに限られる³。閉じるのは「残りをやめる」記録で、取り消すのは「確定した受注そのものを打ち消す」記録である。取り消した受注も、取り消し済み（Cancelled）の状態で残る³。

請求：締め請求と、インボイスの記載事項

請求書は、客に払ってもらう額を確定する伝票である。会計では、取引を、現金、売掛金、売上などの記録の分類（勘定科目）ごとに、いくら増えたか減ったかで書く。これを仕訳といい、仕訳を勘定科目ごとに集めた帳簿を総勘定元帳という。ERPNext では、請求書を確定すると、売掛金と売上と税が総勘定元帳に記録される²。請求書は、出荷伝票からも受注伝票からも作れる²。前の伝票から作ると、品目、数量、値段、税、住所、前の伝票への参照がそのまま引き継がれ、前の伝票の請求済みの割合も更新される²。文書は、前の伝票とつなげずに手で作った請求書は、受注を更新しないと注意している²。

つながりが切れると、状態は正しく計算されなくなる。手で作った請求書で代金を求めても、受注の請求済みの割合は増えないので、同じ量を二度請求するおそれが生まれる。文書も、同じ量を二つの経路で請求しないよう求めている⁴。SAP は、一つの取引に直接つながる伝票の連なりを document flow と呼び、前と後の伝票と、その状態を一覧で見られるようにしている⁹。

取引のたびに納品書を渡し、月末などの締め日にその期間の分をまとめて請求書を出すやり方がある。これを締め請求という。国税庁の Q&A も、この形の請求を取り上げている¹⁰。買い手は、国に納める消費税から、仕入れで払った消費税を差し引ける。これを仕入税額控除という。2023 年 10 月から始まったインボイス制度（適格請求書等保存方式）では、この控除を受けるには、決まった事項を書いた請求書など（インボイス）の保存が原則として必要になる¹¹。記載事項は、次の六つである¹¹。

国税庁は、名称が請求書でなくても、この事項が書かれていれば領収書や納品書もインボイスになるとしている¹¹。一か月分をまとめた請求書について、国税庁の Q&A は、一枚の書類で全部の事項を満たす必要はないと答えている¹⁰。複数の書類の関係が明確で、請求書に納品書の番号を書くなど取引の内容が正確に分かる方法で渡していれば、それらの全体で記載事項を満たせるという¹⁰。

ERP の言葉でいえば、締め請求の請求書は、何枚かの出荷の分をまとめた一枚の請求書である。納品書を出荷伝票から作り、納品書と請求書を合わせてインボイスにする場合は、請求書に出荷伝票の番号を残すことが、制度の上でも、伝票のつながりの上でも意味を持つ。

入金と返品：代金の受け取りと、取引を戻す記録

入金の伝票は、受け取った代金を記録し、請求書のまだ受け取っていない額を減らす²。請求書を指定せずに入金を記録したときは、後からどの請求書の代金かを割り当てる。これを入金の消込という²。ERPNext の請求書の状態は、まだ受け取っていない額と、支払の期日で決まる。状態には、期日前の未入金、期日を過ぎた未入金、一部の入金、入金済みがある²。受注の状態は出荷と請求の進み具合で決まり、請求書の状態は入金の進み具合で決まる。

品物が返ってきたときや、値段を直すときは、元の伝票を書き換えない。ERPNext では、品物の戻りは元の出荷伝票に対する返品の出荷伝票で記録し、すでに請求した代金の戻しは、数量と金額をマイナスにした請求書で記録する⁴¹²。文書によれば、マイナスの請求書は、元の販売の記録を消さずに修正を記録する。誰がいつ何を記録したかの跡（監査の証跡）も残る¹²。同じ請求に対する返品の数量の合計が、元の請求の数量を超えることも、ERPNext は止める¹²。

売上はいつ記録するか：出荷・着荷・検収

伝票の流れが同じでも、売上をどの伝票で記録するかは会社の会計の方針で決まる。ERPNext の文書が示す形では、出荷伝票を確定した時に売上原価（売った品物の仕入れにかかった額）を記録し、請求書を確定した時に売上を記録する¹³。

日本の収益認識に関する会計基準は、品物の支配が客に移った時点で売上を記録することを原則にしている¹⁴。支配とは、その品物をどう使うかを決め、品物からこの先得られるもののほとんどすべてを受け取れる力をいい、ほかの者にそうさせない力も含む¹⁴。企業会計基準委員会（日本の会計の基準を定める民間の団体）の適用指針（基準の当てはめ方を補う文書）は、支配が移る時の例として、客の検収（届いた品物を客が調べて受け取ること）の時を挙げる。そのうえで、国内の販売で、出荷から支配が移るまでの期間が通常の期間であれば、出荷時や着荷時（品物が客に届いた時）などの、その間の一時点で売上を記録できるとしている¹⁵。通常の期間とは、国内での出荷と配送にかかる日数に照らして、取引の慣行ごとに合理的と考えられる日数をいう¹⁵。

出荷した時点で売上を記録するやり方を、出荷基準という。適用指針の、基準を決めた理由を述べた部分（第171項）は、これまでの実務で出荷基準が広く使われてきたと書く¹⁵。そのうえで、出荷から支配が移るまでが通常の期間なら、出荷時に記録しても支配が移る時との差は通常は金額的に重要でなく、財務諸表どうしの比べやすさも大きくは損なわないと考えられるので、この扱いを認めたと説明している¹⁵。同じ項は、国内の配送では、その期間が数日程度の取引が多いとも書いている¹⁵。ERPNext の文書が示す形では、売上は請求書で記録される¹³。この形で月末に締めて請求すると、月の途中の出荷の売上は、請求書を確定するまで帳簿に現れない。ERPNext では、請求書の記帳の日が、売上をどの月に記録するかを決める²。10 月分の締めの請求書を 11 月 1 日付で確定すれば、10 月の出荷の売上は 11 月に記録される。出荷の月に売上を記録したい会社は、締めの請求書の記帳の日をどう決めるかを、会計の方針として決めておく必要がある。

受注伝票は約束を、出荷伝票は品物の動きを、請求書は代金の請求を、入金の伝票は代金の受け取りを記録する。受注の状態は出荷と請求の進み具合から計算され、入金の進み具合は請求書の状態で管理される。後払いで売ってよいかは受注と請求の時点で確かめられ、いくらで売るかは伝票に写されて後の伝票へ引き継がれ、売上を記録する時点は会計の方針で決まる。

この記事はAIを使用して執筆されました。内容には誤りが含まれる可能性があります。事実や数字の出典は脚注から確かめられます。